• Khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm lần đầu tiên, kế toán cần phải đưa số dư đầu kỳ vào phần mềm sử dụng.
• Việc đưa số dư đầu kỳ vào phần mềm có thể thực hiện trước/trong/ hoặc sau khi nhập liệu các phiếu chức năng trên phần mềm.
• Việc thực hiện đưa số dư đầu kỳ vào phần mềm được làm duy nhất một lần trong phần mềm, vào thời điểm chốt bắt đầu sử dụng phần mềm.
• Các loại số dư đầu kỳ đưa vào phần mềm sử dụng, bao gồm:

1. Số dư đầu kỳ tài khoản thông dụng

Vào số dư đầu kỳ dành cho nhóm tài khoản kế toán (trong danh mục tài khoản kế toán), ngoại trừ các tài khoản công nợ (đây là phần nhập liệu/ import cần thiết cho người làm kế toán)

2. Số dư đầu kỳ các tài khoản công nợ

Vào số dư đầu kỳ công nợ cho từng khách hàng cụ thể, phần này phát sinh cho đối tượng có quản lý công nợ theo từng khách hàng

3. Số dư đầu kỳ công nợ theo hoá đơn

Nếu bạn muốn quản lý chi tiết công nợ theo từng hoá đơn của từng khách hàng thì cần thiết phải vào số dư đầu kỳ ở mục này

• Vào số dư công nợ theo hoá đơn phải thu (cho hoạt động bán hàng)

• Vào số dư công nợ theo hoá đơn phải trả (cho hoạt động mua hàng)

4. Số dư đầu kỳ hàng hoá, vật tư

Liên quan đến báo cáo tồn kho thì bạn cần phải cập nhật số dư đầu kỳ hàng hoá/ vật tư để tiếp tục sử dụng tiếp trên phần mềm. Thông thường đây có thể là số liệu kiểm kê thực tế hiện tại của bạn hoặc từ excel hay từ phần mềm khác chuyển qua.

5. Số dư đầu kỳ vụ việc/ dự án

Nếu bạn có quản lý theo vụ việc dự án (thông thường cho việc quản lý công trình hoặc đối tượng muốn theo dõi kết quả kinh doanh theo vụ việc, bán hàng dự án) thì cần phải cập nhật số dư đầu kỳ ở mục này

6. Kết chuyển số dư sang năm sau

• Phần mềm POS+ quản lý số liệu liên năm và thực hiện kết chuyển số dư theo từng năm (xem báo cáo liên năm)
• Việc vào số dư đầu kỳ được thực hiện một lần duy nhất từ lúc mới bắt đầu sử dụng phần mềm. Số dư đầu kỳ các năm sau sẽ được kết chuyển từ chức năng kết chuyển sang năm này
• Có các loại kết chuyển chủ yếu: kết chuyển số dư tài khoản, kết chuyển tồn kho, kết chuyển vụ việc/ dự án,…

===CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

– Tại sao phải đưa số dư đầu kỳ vào phần mềm?

– Khi phát hiện sai sót tôi có thể chỉnh sửa lại số dư đầu kỳ hay không, khi đã phát sinh dữ liệu?

– Tại sao số liệu đầu kỳ của tôi bị mất?