Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp thực hiện một số bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của kỳ đó. Khi thực hiện các bút toán kết chuyển phải tuân thủ đúng trình tự khi khai báo các bút toán kết chuyển trong các phần mềm kế toán hoặc hạch toán bằng tay.Phải xác định đúng các tài khoản kế toán cần kết chuyển và kết chuyển sang tài khoàn nào.

1. Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng ( căn cứ vào bảng lương )

Tính tiền lương phải trả CBCNV

Nợ TK 6411 Tổng lương của bộ phận bán hàng

Nợ TK 6422 Tổng lương của bộ phận quản lý

    Có TK 334 Tổng lương phải trả cho CNV

Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ – tính vào chi phí ( Trích BHTN với điều kiện doanh nghiệp có trên 10 lao động )

· Bộ phận bán hàng:

Nợ TK 6421 Tổng số trích cho bộ phận bán hàng

    Có TK 3383 Lương CB x 17,5%

    Có TK 3384 Lương CB x 3%

    Có TK 3386 Lương CN x 1%

· Bộ phận quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 6422 Tổng số trích cho bộ phận quản lý

    Có TK 3383 Lương CB x 17,5% 

    Có TK 3384 Lương CB x 3%

    Có TK 3386 Lương CN x 1%

Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ – tính vào lương của cán bộ công nhân viên

Nợ TK 334 Tổng số trích cho bộ phận quản lý

    Có TK 3383 Lương CB x 8% 

    Có TK 3384 Lương CB x 1,5%

    Có TK 3386 Lương CN x 1%

Tính thuế TNCN phải nộp ( nếu có)

Nợ TK 334 Tổng số thuế TNCN khấu trừ

     Có TK 3335

Thanh toán lương cho CBCNV:

Nợ TK 334 Tổng tiền thnh toán cho CNV, sau khi đã trừ đi các khoản

    Có TK 1111 hoặc 1121 

Thanh toán tiền bảo hiểm:

Nợ TK 3383 Số tiền đã trích BHXH

Nợ TK 3384 Số tiền đã trích BHYT

Nợ TK 3386 Số tiền đã trích BHTN

     Có TK 1111 hoặc 1121 Tổng phải thanh toán

2. Trích khấu hao tài sản cố định:

Nợ TK 6411 Số khấu hao kỳ này của bộ phận bán hàng

Nợ TK 6422 Số khấu hao kỳ này của bộ phận quản lý

     Có TK 2141 Tổng khấu hao đã trích trong kỳ

3. Phân bổ chi phí trả trước dài hạn, ngắn hạn ( nếu có)

Nợ TK 6411 Số chi phí ngắn hạn/ dài hạn phân bổ kỳ này cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 6422 Số chi phí ngắn hạn/ dài hạn phân bổ kỳ này cho bộ phận quản lý

     Có TK 242 Tổng số đã phân bổ trong kỳ

4. Kết chuyển thuế GTGT:

Là việc tính ra số thuế phải nộp hay còn được khấu trừ.

Kế toán thực hiện 1 bút toán kết chuyển chung như sau:

Nợ TK 3331

    Có TK 1331 Số tiền là số nhỏ nhất của 1 trong 2 tài khoản

Giải thích: Khi kết chuyển theo số nhỏ, là số nhỏ nhất của 1 trong 2 TK 133 hoặc 3331, thì số tiền này sẽ bị triệt tiêu và có được kết quả còn lại của 1 trong 2 tài khoản, khi đó sẽ biết được phải nộp hay được khấu trừ:

+ Nếu số nhỏ nhất là số tiền của TK 133 thì TK 3331 sẽ còn số dư và phải nôp

+ Nếu số nhỏ nhất là số tiền của TK 3331 thì TK 133 sẽ còn số dư và còn được khấu trừ

+ Để biết được số tiền nhỏ nhất là của tài khoản nào thì phải thực hiện lọc trên NKC và kiểm tra số tiền phát sinh của TK 1331, 1332 và 3331 tiếp sau là kiểm tra số dư đầu kỳ của các TK đó

Cách xác định số tiền từng tài khoản để biết được số nhỏ nhất như sau:

+ Tổng TK 133 = Số dư đầu kỳ ( nếu có) – Tổng phát sinh Có 133 ( Lưu ý: Trong TK 133 có TK 1331 và 1332 )

+ Tổng TK 3331 = Tổng Phát sinh Có 3331 – Tổng Phát sinh Nợ 3331

Cụ thể từng trường hợp như sau:

a. Trường hợp 1:

Số dư ĐK + Số PS Nợ – Số PS Có > Số PS Có – Số PS Nợ

TK 1331 TK 1331 TK 1331 TK 3331 TK 3331

Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là số tiền thuế của TK 3331

Bút toán và công thức tính ra số thuế của TK 3331:

Nợ TK 3331 = Sumif Có TK 3331 – Sumif Nợ TK 3331

     Có TK 1331

b. Trường hợp 2:

Số dư ĐK + Số PS Nợ – Số PS Có < Số PS Có – Số PS Nợ

TK 1331 TK 1331 TK 1331 TK 1331 TK 3331

b1 : Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm cho tổng số tiền cảu TK 1331 + TK 1332 lớn hơn TK 3331:

Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là số tiền thuế của TK 3331.

Bút toán thực hiện trong trường hợp này:

Nợ TK 3331 

     Có TK 1331 

     Có TK 1332 

b2: Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm cho tổng số tiền của TK 1331 + TK 1332 nhỏ hơn TK 3331:

Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là tổng số tiền thuế của TK 1331 + TK 1332.

Bút toán thực hiện trong trường hợp này :

Nợ TK 3331

     Có TK 1331 

     Có TK 1332 

Chú ý: Phải đối chiếu với tờ khai thuế tháng khớp với số dư TK 133 hoặc TK 3331 trên bảng Cân Đối phát sinh tháng.

5. Tập hợp giá vốn hàng bán: ( Chú ý: Khi hạch toán đến bút toán này. Kế toán phải tổng hợp được bảng “ Nhật xuất tồn kho” cuối kỳ và tìm được được đơn giá xuất kho về Phiếu xuất kho).

Nợ TK 632

    Có TK 156 = Dòng tổng cộng của Cột thành tiền giá vốn xuất kho trên PXK.

6. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có):

Nợ TK 5111

    Có TK 521 

7. Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ:

Nợ TK 5111

     Có TK 911

8. Kết chuyển Doanh thu hoạt động tài chính ( nếu có ) trong kỳ:

Nợ TK 515

     Có TK 911 

9 .Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính( nếu có ) trong kỳ;

Nợ TK 911

    Có TK 635

10. Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:

Nợ TK 911

     Có TK 632 

11. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ:

Nợ TK 911

Có TK 6421

12. Kết chuyển chi phí quản lý trong kỳ:

 

Nợ TK 911

    Có TK 6422 

13. Kết chuyển thu nhập khác ( nếu có) trong kỳ:

Nợ TK 711

    Có TK 911 

14. Kết chuyển chi phí khác( nếu có ) trong kỳ:

Nợ TK 911

    Có TK 811

15. Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý ( nếu có lãi )

Nợ TK 821

     Có TK 3334 

16. Kết chuyển chi phí thuế TNDN ( nếu có) trong kỳ ( Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính)

Nợ TK 911

      Có TK 821 

17. Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ:

+ Nếu lãi:

Nợ TK 911

     Có TK 4212 

+ Nếu lỗ:

Nợ TK 4212

      Có TK 911