Bước 1 : Khai báo và nhập số dư ban đầu

• Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều hạch toán trên sổ Nhật ký chung sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ khi đi mua hàng: sau khi chúng ta hạch toán trên sổ Nhật ký chung chúng ta sẽ vào Bảng kê phiếu Nhập kho (nếu hàng đã về) và vào bảng phân bỏ chi phí thu mua (nếu có phát sinh)
• Trong quá trình lập BCTC các bạn nên thống nhất đồng nhất về tài khoản và mã hàng hóa ” Nếu các bạn chi tiết các tài khoản 4 số thì đồng nhất hoạch toán chi tiết chứ không được cái thi cho vào Tk 3 số cái thì cho vào Tk 4 số

2.1: Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131

a : Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới

– Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo

VD: Phải thu của Công ty A ( là khách hàng mới ).

Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty A với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131A ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.

Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty A là 131A

b : Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

2.2 : Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 242, 214 )

– Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

3 : Trường hợp mua hoặc bán hàng hoá:

a : Trường hợp mua hàng hoá:

– Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào

– Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:

+ Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập

+ Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo

– Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí).

b : Trường hợp bán hàng hoá:

– Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 ( đối với doanh nghiệp xây dựng 5112 ) tổng số tiền ở dòng” Cộng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.

– Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.

+ Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.

+ Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì Công ty áp dụng phương pháp tính gía xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.

Chú ý:- Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho- Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – Xuất – Tồn về PXK

Bước 3 : Các bút toán cuối tháng

1. Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng

2. Trích khấu hao tài sản cố định

3. Phân bổ chi phí trả trướng dài hạn, ngắn hạn ( nếu có)

4. Kết chuyển thuế GTGT

5. Tập hợp giá vốn hàng bán

6. Kết chuyển các khoản doanh thu

7.Kết chuyển chi phí

8. Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ