Tại sao có chức năng chuyển trạng thái chứng từ?

Trên phần mềm quản lý POS+ bạn sẽ thấy được chức năng “Chuyển trạng thái chứng từ”, vậy tại sao có chức năng chuyển trạng thái chứng từ?. Trong bài viết này sẽ chi tiết hơn về chức năng này:

Trong tất cả các chứng từ hạch toán (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…) đều có chung một trường dữ liệu nằm ngay đầu của phiếu, đó là “Trạng thái chứng từ”

Trạng thái chứng từ thông thường có 3 lựa chọn, tuy nhiên tuỳ theo đặc thù quản lý có thể mở rộng thêm chổ này (và người dùng hoàn toàn có thể tự mình khai báo):

• Lập chứng từ: Trạng thái này có nghĩa là chứng từ mới được lập, giá trị chưa được chuyển vào các sổ theo dõi (sổ kho, sổ cái, sổ thuế,..). Thông thường trạng thái này được sử dụng trong trường hợp kế toán trưởng tuyển thêm kế toán viên mới nhưng chỉ do quyền lập chứng từ, sau đó kiểm tra lại mới cho phép chứng từ lập post các sổ.
• Chuyển sổ kho: Trạng thái này có nghĩa chứng từ lập chỉ cho phép các giá trị post vào sổ kho, chưa ảnh hưởng đến các sổ khác.
• Chuyển sổ cái: Trạng thái này có nghĩa chứng từ lập chỉ cho phép các giá trị post vào sổ cái, đây là trạng thái post sổ đầy đủ nhất, tức là giá trị của chứng từ được lập đi vào hết các sổ, báo cáo trên hệ thống phần mềm.

Vậy làm thế nào để kiểm soát được tất cả các chứng từ đang có trạng thái khác nhau?

Bạn hãy sử dụng chức năng “Chuyển trạng thái chứng từ” trên phần mềm

Khi click vào đường dẫn trên sẽ bật ra một màn hình lọc, tại đây Bạn có thể chọn mã chứng từ cần kiểm tra trong một khoản thời gian, hoặc có thể xem chi tiết theo từng đơn vị cơ sở:

Bấm nhận để xem kết quả, phần mềm sẽ bật ra một bảng kê chứng từ theo trạng thái và có thể xử lý chuyển trạng thái chứng từ tại đây:

Tại đây, các Bạn có thể kiểm tra và xử lý chứng từ theo trạng thái hoặc cũng có thể drilldown về chứng từ gốc để chỉnh sửa lại:

• Lọc ra các chứng từ đang ở trạng thái “lập chứng từ” để xử lý “chuyển sổ cái”
• Lọc ra các chứng từ đã chuyển sổ cái (xuất hoá đơn) theo một khoản thời gian, để xử lý đổi trạng thái “lập chứng từ”
• Drilldown lại chứng từ gốc để sửa lỗi

Thông thường chức năng này sẽ dùng nhiều khi kế toán tổng hợp phát hiện báo cáo bị sai!

Một số điểm nổi bật khác:

• Thứ nhất: việc chuyển trạng thái chứng từ hàng loạt có thể được thực hiện trực tiếp trên cùng màn hình.
• Thứ hai: Các trạng thái chứng từ của từng chứng từ có thể được phân quyền cụ thể. (xem thêm phần phân quyền theo trạng thái chứng từ)
• Thứ 3: trên mỗi chứng từ, chọn dòng nào thì trạng thái của dòng đó sẽ đổi màu từ đó cho biết được phiếu nào có trạng thái nào mà không cần mở phiếu đó ra, để đổi trạng thái cho phiếu đó chỉ cần tích chọn phiếu đó -> kích vào trạng thái cần đổi
• Ngoài ra, còn một vấn đề nữa liên quan đến việc in ấn và trạng thái chứng từ đó là chương trình cho phép chọn trạng thái được phép in. Ví dụ phiếu chi có 2 trạng thái là lập chứng từ và chuyển sổ cái, người admin muốn chỉ có trạng thái chuyển sổ cái mới được phép in thì khai báo như sau: vào chứng từ đó->tùy chọn->tab trạng thái chứng từ->chọn trạng thái đó->tích vào cột in