Khái niệm ‘Quyển chứng từ‘ thông thường được dùng nhiều trong công tác quản lý kế toán, phục vụ chính cho việc lưu trữ, in ấn chứng từ logic, hợp lý, hợp lệ, dễ tra cứu.

Tuỳ theo nhu cầu quản lý kế toán, có thể có một hoặc nhiều loại quyển chứng từ, ví dụ như:

• Quyển chứng từ bán hàng
• Quyển chứng từ thu (phiếu thu)
• Quyển chứng từ chi (phiếu chi)
• Quyển chứng từ nhập kho
• Quyển chứng từ xuất kho
• Quyển chứng từ mua hàng
• …..

Mỗi loại quyển chứng từ sẽ định nghĩa sẵn chuỗi số chứng từ chạy tự động tương ứng.

BƯỚC 1: KHAI BÁO QUYỂN CHỨNG TỪ SỬ DỤNG

Hiện trên phần mềm đã có khai báo sẵn các quyển chứng từ hay dùng. Tuy nhiên, kế toán cần phải kiểm soát được phần này (Thêm/ xoá/ sửa)  nếu muốn hệ thống mình hoạt động theo cách quản lý quyển chứng từ (tức lựa chọn sử dụng chức năng này).

Đây là thông tin chi tiết cho khai báo một 01 quyển chứng từ sử dụng. Ví dụ bên dưới là khai báo cho quyển chứng từ hoá đơn bán hàng

• Mã quyển: đặt tuỳ ý theo người dùng
• Tên quyển: đặt tuỳ ý theo người dùng
• Tiền tố: Ký hiệu phía trước của số chứng từ sinh ra theo quyển này
• Từ số, đến số: quy ước dãy số chứng từ chạy tự động (phần phía sau của tiền tố) là từ số mấy đến số mấy
• Số hiện tại: Chỉ ra số chứng từ đang chạy thuộc quyển đã tới số mấy, để làm điểm mốc chạy tiếp cho các số về sau
• Chứng từ sử dụng: Đây là phần khai báo quan trọng nhất, phải chọn đúng loại chứng từ nào sử dụng cho quyển khai báo này, thì phần mềm mới chạy tự động theo quyển đã khai báo mỗi khi lập chứng từ mới
• Còn sử dụng: Khai báo mã quyển chứng từ này có còn được áp dụng trong hiện tại hay không

BƯỚC 2: SỬ DỤNG QUYỂN CHỨNG TỪ ĐÃ KHAI BÁO KHI LẬP CHỨNG TỪ MỚI

Tiếp theo ví dụ phía trên, sau khi chúng ta đã tạo xong quyển chứng từ, bây giờ chúng ta sẽ sử dụng ra sao?

Do mã chứng từ sử dụng chúng ta khai báo là HD2, nên khi vào thêm mới một ‘hoá đơn bán hàng kiêm xuất kho’ chúng ta sẽ có màn hình như sau:

• Có 1 icon nhỏ hình quyển sổ bên cạnh trường số chứng từ
• Khi click chọn vào đó, sẽ thấy Quyển chứng từ vừa khai báo để chọn
• Số chứng từ sẽ tự động nhảy theo khai báo số hiện tại phía trên

Lưu ý:

• Lần đầu tiên sử dụng có thể Quyển chứng từ chưa được kích hoạt dùng, hoặc có nhiều quyển cùng sử dụng một lúc trên cùng 1 loại chứng từ, nên lần đầu phần mềm chưa hiểu mặc định dùng Quyển chứng từ nào. Thì người dùng cần bấm chọn icon trên 1 lần, những lần sau phần mềm sẽ tự hiểu mặc định theo
• Cùng trên một loại chứng từ có thể được dùng nhiều Quyển chứng từ (có thể là đặt mã quyển theo từng user tạo phiếu, hoặc từng đại lý bán hàng có một mã quyển riêng,..)
• Việc sử dụng chức năng Quyển chứng từ là KHÔNG BẮT BUỘC người dùng, tuỳ theo bố trí quản trị ở từng công ty mà có thể dùng hoặc không dùng.
• Có một số nhu cầu thực tế cố định luôn cách chạy số chứng từ tự động cho từng loại chứng từ, thì hoàn toàn có thể đặt customize thêm cho nhu cầu này. Khi đó, sẽ không còn quan tâm theo dõi việc khai báo dùng quyển chứng từ nữa (đổi lại Quyển chứng từ sẽ không còn linh hoạt được cho người dùng theo từng thời điểm nữa)

VIDEO HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: