Công việc đầu tiên trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phần mềm là Bạn cần phải chuẩn bị bộ danh mục dùng chung cho hệ thống. Các phân hệ chức năng khác nhau sẽ có bộ danh mục phục vụ khác nhau, và công việc đưa danh mục vào phần mềm có thể nhân viên triển khai sẽ hỗ trợ Bạn.

Các bộ danh mục hệ thống được phân chia thành nhiều nhóm danh mục khác nhau:

Nhóm danh mục hàng hoá

• Danh mục hàng hoá, vật tư: dùng để khai báo toàn bộ hàng hoá quản lý, có phát sinh trong hoạt động mua bán, tại đây Bạn có thể khai báo toàn bộ thuộc tính của hàng hoá cần quản lý. Danh mục này phục vụ chủ yếu trong các phiếu phát sinh mua, bán, nhập xuất kho nội bộ.

Xem thêm chi tiết mục này TẠI ĐÂY!

• Danh mục kho: dùng để khai báo danh mục kho hàng hoá muốn quản lý, phục vụ cho nhu cầu nhập mua, xuất bán, điều chuyển kho. Xem thêm chi tiết TẠI ĐÂY!

• Danh mục đơn vị tính: dùng để khai báo tất cả đơn vị tính muốn theo dõi cho hàng hoá tồn kho, phục vụ trong việc khai báo ở danh mục hàng hoá, các chứng từ phát sinh liên quan hàng hoá & báo cáo kèm theo.
• Danh mục nhóm vật tư: dùng cho mục đích tra cứu, xem báo cáo theo từng nhóm hàng hoá khác nhau, phục vụ cho khai báo trong danh mục hàng hoá, vật tư
• Danh mục lô hàng: dùng để quản lý hàng hoá có thuộc tính quản lý theo lô/ date sử dụng (dùng trong các lĩnh vực dược phẩm, thuốc bảo vệ,..)
• Danh mục ngành hàng: dùng để phân loại hàng hoá/ vật tư theo ngành hàng quản lý, phục vụ nhu cầu phân tích doanh thu, lợi nhuận theo từng ngành hàng riêng lẻ

Danh mục khách hàng

dùng để lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng,  nhà cung cấp được quản lý trong phần mềm. Phục vụ cho việc theo dõi doanh số, công nợ phải thu, công nợ phải trả cho đối tượng khách hàng liên quan.

Các chức năng có thể thực thi tại danh mục khách hàng:

– Import/ export thông tin theo mong muốn

– Phân loại/ nhóm khách hàng phục vụ nhu cầu phân tích

– Lưu trữ thông tin chung/ đầu mối liên lạc của khách hàng

– Cập nhật tài liệu, các công việc liên quan đến khách hàng

– Đặc biệt, có chức năng phân quyền truy cập thông tin khách hàng theo từng user đăng nhập

Nhóm danh mục kế toán, thuế

Bao gồm các khai báo danh mục liên quan đến các thông tin về kế toán, thuế sử dụng trong phần mềm

• Danh mục đơn vị: khai báo việc sử dụng đơn vị cơ sở dữ liệu hạch toán trong phần mềm. Có thể khai báo một hoặc nhiều đơn vị cơ sở sử dụng (mã đơn vị là quan trọng nhất trong việc khai báo này)
• Danh mục tài khoản kế toán: đây là bộ danh mục tài khoản kế toán mặc định xuyên suốt trong quá trình sử dụng phần mềm, luôn tuân theo các thông tư mới nhất của cơ quan nhà nước. Ở đây, người dùng có thể tuỳ chỉnh các tài khoản cấp 3 hoặc nhỏ hơn để phục vụ cho nhu cầu quản lý kế toán của mình. Tất cả các dữ liệu trên phần mềm điều có liên quan chặt chẽ đến hệ thống tài khoản kế toán này.

• Danh mục quyển chứng từ: dùng để định nghĩa quyển chứng từ sử dụng, đánh số chứng từ tự động cho từng loại chứng từ như báo có, báo nợ, mua hàng, bán hàng,…
  
• Danh mục nghiệp vụ: dùng để định nghĩa các bút toán định khoản tự động trong việc hạch toán nghiệp vụ cho kế toán viên. Danh mục này có thể được sử dụng hoặc không sử dụng tuỳ vào nhu cầu bố trí quản lý của kế toán trưởng.
• Danh mục thuế suất: khai báo các chỉ tiêu thuế suất được sử dụng trong quá trình hạch toán dữ liệu, thông thường danh mục này ít thay đổi trong quá trình sử dụng.

Nhóm danh mục mua hàng, bán hàng

Nhóm danh mục vụ việc, dự án

Nhóm danh mục TSCĐ, CCDC

 ===CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

– Import danh mục khách hàng như thế nào?

– Import danh mục hàng hoá như thế nào?

– Tôi có thể sửa được danh mục tài khoản kế toán hay không?

– Phát sinh lỗi khi import từ excel vào POS+